Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van klanten, leveranciers en andere opdrachtnemers

Graag maken wij je erop attent dat wij de persoonsgegevens die je ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is voor een behandeling en de financiële afhandeling hiervan of om aan een overeenkomst te voldoen. Dat geldt zowel voor onze (potentiële) klanten en patiënten als voor partijen bij wie wij zaken en/of diensten inkopen.

Het medisch dossier bevat de, volgens de AVG, bijzondere categorie persoonsgegevens. Het gaat hier om gegevens over jouw gezondheid en je medische voorgeschiedenis. De verwerking van deze bijzondere categorie van persoonsgegevens is niet verboden voor hulpverleners in de gezondheidszorg, wan- neer de verwerking noodzakelijk is voor de goede behandeling van de betrokkenen of het beheer van de beroepspraktijk.

Je bent niet verplicht om ons je persoonsgegevens te verstrekken. Als je ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter wel mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde werkzaam- heden of behandeling geen uitvoering kunnen geven.

Jouw gegevens worden binnen de franchise gedeeld. Hier zijn diverse redenen voor; dit maakt het mogelijk om te wisselen van behandelaar, het maakt overleg tussen behandelaars mogelijk en in geval van langdurige ziekte kunnen andere behandelaars binnen de franchise invallen.

Doel gegevensverzameling

Voor een aantal doelen worden je gegevens verzameld. Wij kunnen contact met je opnemen; stuur je ons een mail of je belt ons, dan slaan wij deze gegevens op. Als je bij ons een afspraak hebt en wij hier een vraag over hebben, kunnen wij je ook bereiken met deze gegevens. Na afronding van je behandeling zullen wij je ook een factuur sturen. Hiervoor slaan wij ook je gegevens op in onze software.

De gegevens voor de behandeling worden op twee manieren gevraagd. Enerzijds door de patiënt zelf online verstrekt door het invullen van het eigen patiëntendossier met behulp van softwarepakket Crossuite. Anderzijds door het intakegesprek wat je met je behandelaar hebt, deze zal vanuit dit gesprek de relevante informatie in je dossier opnemen. Deze gegevens zijn vereist om je te behandelen.

Al jouw gegevens worden alleen verwerkt met jouw toestemming dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat verwerking noodzakelijk is om je in contact te brengen met potentiële relaties.

Doorgifte aan derden

Wij maken gebruik van het softwarepakket Crossuite. Dit is een beveiligd systeem. Het is een computerprogramma dat via internet werkt, via een externe en beveiligde server. De gegevens worden ten alle tijden via een beveiligde verbinding verstuurd. Er is alleen toegang in dit systeem te verkrijgen door het uitvoeren van twee opeenvolgende inlogprocedures.

Het medisch dossier wordt niet met derden gedeeld, tenzij de patiënt hier nadrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

Bewaarperiode persoonsgegevens

Indien je contact met ons hebt opgenomen, maar geen klant bij ons geworden bent, zullen wij jouw gegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact verwijderen. Ben je wel klant bij ons geworden of wij bij jou, dan zullen wij je persoonsgegevens bewaren voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met jou volledig is uitgevoerd. De periode van zeven jaar komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst. Na afloop van deze periode zullen wij je persoonsgegevens verwijderen.

Daarnaast is de praktijk verplicht om medische dossiers van patiënten twintig jaar te bewaren ‘of zoveel langer als uit de zorg van een goede hulpverlening voortvloeit’. Bij minderjarigen start de bewaartermijn vanaf het achttiende levensjaar. Medische dossier van overleden patiënten moeten nog twintig jaar bewaard worden na de laatste wijziging in het dossier. Je kunt je medisch dossier ten alle tijden opvragen, inzien of laten schrappen. Het zijn immers jouw gegevens.

Beveiliging van je gegevens

Zoals als eerder beschreven zijn je gegevens opgeslagen in Crossuite. De gegevens hierin zijn met een tweestapsverificatie beveiligd. Er is alleen toegang in dit systeem te verkrijgen door het uitvoeren van twee opeenvolgende inlogprocedures. De eerste procedure is invoering van een ‘gebruikersnaam’ en ‘wachtwoord’ die alleen bij je behandelaar bekend zijn. Daarna wordt nog een pincode gevraagd die willekeurig wordt bepaald en terug te vinden is op een ’gridkaart’ die alleen in het bezit is van de behandelaar.

Je rechten

Je hebt het recht om ons te vragen om je eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kun je ons ook verzoeken om aanvulling van je persoonsgegevens, om het wijzigen van onjuistheden of om je gegevens over te dragen naar een andere partij.

Daarnaast heb je het recht om te vragen om je persoonsgegevens te wissen of het gebruik van je persoonsgegevens te beperken. Ook kun je bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van je gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Tot slot kun je ons verzoeken om verkrijging van jouw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. Je kunt je medisch dossier ten alle tijden opvragen, inzien of laten schrappen. Het zijn immers jouw gegevens.

Plichten

Het CVL verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang. Jouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten. Je e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om contact te hebben. Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met Het CVL met anderen dan hierboven genoemde partijen te delen, dan zal eerst jouw toestemming worden gevraagd.

Het CVL behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Het CVL dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Het CVL te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.